DIPSとは何か3：雑用優先の法則

私の仕事のやりかたの基本は GTD と DIPS から勉強しました。GTD は多くの情報がありますが、それに比べると DIPS はちょっと情報が少ないみたいです。

DIPS の参考図書としては、

　『知的生産性向上システムDIPS(ディップス)』
　『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』

の2冊を読めばわかると思いますが、本記事では『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』のキーポイントをご紹介します。

■雑用優先の法則

仕事に使っている時間は

　・定常的にやらないといけない仕事
　・プロジェクト業務
　・突発業務
　・雑用

に大きくわけられます。これを分析してみると、状況によりマチマチなところはありますが、多くの人は三割以上は突発業務と雑用に使っていることがわかります。

たとえば、

　・同僚が話しかけてきた
　・上司によっと呼ばれて今の状況を聞かれた
　・電話がかかってきた
　・業務レポートを書かないといけない
　・就業時間の記録をしないといけない

こうしたことは結構頻繁に発生しています。

「雑用」の「雑」という字はあまり良い意味で使われることがありません。

　雑草、雑な仕事、雑役、雑種、粗雑、雑兵

多くの仕事術の本や記事では、「雑用はまとめて片付ける」みたいに雑な扱いを受けてますね。

DIPSでは、「雑用を積極的に処理する」というルールがあります。それが雑用優先の法則。

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●雑用優先の法則
オフィスでは、本来の自分の仕事よりも目の前の雑用を優先しなければならない、という法則があります。

大急ぎで仕上げなければならない企画書を書いているときでも、電話が鳴ればとらないわけにはいきません。部下を集めて重要なミーテングをしているときに、上司から「ちよっと米てくれないか」と呼び出しがかかれば、それがつまらない用事だと察しがついていても、無視できないのです。そのような邪魔が入ることによって、業務の生産陸が著しく下がってしまうとわかっていても…。

これを DIPS では、雑用優先の法則と呼んでいます。

小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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■防衛の30(サンマル)行動

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雑用優先の法則に示されるような状態が避けられないのであれば、むしろ積極的に雑用を発生させ、自分の都合のよい時間帯に処理できるようにすることで、集中して業務に取り組む時間を確保しようというのが、「防衛の 30 行動」です。

「防衛の 30 行動」では、まずこれからどのような雑用が発生しそうかを列挙します。上司から何か言ってこないだろうか。部下からは。同僚は。顧客からは … 。

漏れがないように列挙するには、「BBC / NHK の視点」を用います。そうして、その雑用に対し、自分から先手を打つことで、適当な時間に処理してしまえないかと考えていきます。

　BBC：Boss(ボス), Buka(部下)、Customer(顧客)
　NHK：Neighbor(同僚)、Honbu(本部)、Kosai(交際)

小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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たとえば、

・今度の訪問の日程について顧客から連絡がいただけるはずだ。先にこちらからお電話をしようか。ついでに、ご希望の商品についてもう少し詳しく伺っておこう。
・会議の前に○○部長から「資料が見たい」と言ってこられるかもしれない。すぐに取り出せるよう、あらかじめ準備しておこう。
・同期の○○が今度の飲み会に出席するよう誘ってくるかもしれない。どうせ出張で行けないのだから、先に返事をしておくか。

みたいに、発生しそうな雑用を、BBC の視点と、NHK の視点で考えてみるということです。

そして、30分を使ってそれを先に発生させてしまって、処理してしまおうというのが、雑用優先の法則。

処理するときには、

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・SPA の視点
　　S: Semeru 攻めるの頭文字。こちらから先に手を打って処理できるものはないか
　　P: Prepare 準備して待つ。何か起こっても簡便に処理できるように準備しておけば済むことはないか。
　　A: Avoid 回避する。あらかじめうまく雑用を避けることはできないか

小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』
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で対応します。

■参考図書　『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ』

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●本書を引用した記事
　自分の集中できる時間は限りがある
　集中と弛緩を制御する(マックスIIの原則)
　スケジュールがないことが非効率のもと
　先延ばしで失敗しないための作業分割法
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